Die meisten KMU, mit denen ich arbeite, hatten schon eine ERP-, CRM- oder Branchen-Software-Auswahl hinter sich, bevor wir uns kennenlernen. Und in den meisten Fällen ist nicht die Software das Problem – sondern wie sie ausgewählt wurde.

Hier sind die fünf Fehler, die ich am häufigsten sehe, mit konkreten Gegenmassnahmen.

1. Anbieter zeigen Demos, bevor Anforderungen klar sind

Der Klassiker: Drei Anbieter werden zu einer Demo eingeladen, jeder zeigt eine Stunde Live-Klick-Tour, danach steht das Team mit dem Gefühl da, alle drei seien irgendwie gleich gut. Was fehlt, ist ein eigener Massstab, an dem man messen kann.

Besser: Bevor irgendein Anbieter spricht, eine Anforderungsliste mit 20–40 Punkten erarbeiten – grob priorisiert in muss, soll, nice to have. Diese Liste wird der rote Faden für jede Demo. Anbieter zeigen dann nicht, was sie wollen, sondern was Sie sehen wollen.

2. Die IT entscheidet allein – oder die Fachseite

Beide Extreme schaden. IT-getriebene Auswahl liefert oft Lösungen, die technisch sauber sind, aber im Alltag nicht genutzt werden. Fachseite-getriebene Auswahl liefert oft Lösungen, die im Demo glänzen, aber bei Schnittstellen oder Datenmodell durchfallen.

Besser: Ein kleines Auswahl-Team mit zwei Rollen: Fachseite (entscheidet über Funktion, Bedienbarkeit, Prozessfit) und IT/Geschäftsleitung (entscheidet über Schnittstellen, Sicherheit, Total Cost of Ownership). Beide bewerten unabhängig, dann wird die Bewertung zusammengeführt.

3. Kein Vergleich auf Total Cost of Ownership

Lizenzpreise lassen sich googeln. Was sich nicht googeln lässt: Implementierungs­aufwand, Schnittstellen-Lizenzen, jährliche Anpassungen, interne Betreuungs­zeit. In der Realität ist der Lizenzpreis oft 20–30 % der Gesamtkosten über fünf Jahre.

Besser: Ein einfaches TCO-Modell für 5 Jahre, mit drei Zeilen pro Anbieter:

  • Einmalig: Lizenzkauf, Implementierung, Schulung, Datenmigration
  • Jährlich: Lizenzgebühr, Wartung, Support, interne Betreuung
  • Erweiterungen: vorhersehbare Anpassungen in den nächsten Jahren

Damit verschiebt sich das Ranking fast immer.

4. Referenzen werden nicht geprüft

Anbieter geben gerne Referenzen heraus. Die Wahrheit ist: Die meisten KMU rufen sie nie wirklich an. Dabei liefert ein 20-Minuten-Telefonat mit einem bestehenden Kunden mehr Information als eine zweistündige Demo.

Besser: Vor der Entscheidung mindestens eine, idealerweise zwei Referenzen aktiv anrufen. Drei Fragen reichen:

  1. Was hat im Projekt nicht so funktioniert, wie der Anbieter es versprochen hat?
  2. Wenn Sie nochmal entscheiden müssten – würden Sie wieder diesen Anbieter wählen?
  3. Was sollten wir vorbereiten, bevor das Projekt startet?

Antworten auf Frage 1 und 3 sind Gold wert.

5. Kein klares Entscheidungs­dokument

Am Ende des Auswahlprozesses gibt es oft nur einen Bauch-Entscheid und einen Anruf beim Geschäftsleiter. Das Problem: Wenn das Projekt sechs Monate später schwierig wird, weiss niemand mehr, warum dieser Anbieter gewählt wurde – und die Diskussion startet von vorne.

Besser: Ein zweiseitiges Entscheidungsdokument, das festhält:

  • die Auswahlkriterien und ihre Gewichtung
  • die Bewertung jedes Anbieters
  • die Entscheidung mit Begründung
  • die wichtigsten Risiken und wie ihnen begegnet werden soll

Dieses Dokument wird unterschrieben und archiviert. Es spart später viele Diskussionen.

Wie ein strukturierter Auswahlprozess aussieht

In Kurzform – das ist der Rahmen, in dem ich KMU typischerweise begleite:

  1. Woche 1–2: Anforderungs- und Kriterienkatalog mit Fachseite und IT
  2. Woche 3–4: Long List von 5–8 Anbietern, schriftliche RFI-Antworten
  3. Woche 5–6: Short List von 2–3, strukturierte Demos mit identischem Drehbuch
  4. Woche 7: Referenzgespräche, TCO-Vergleich
  5. Woche 8: Entscheidungsdokument, Vergabe

Das ist nicht das schnellste Vorgehen, aber das verlässlichste. Wer hier acht Wochen investiert, spart sich oft zwei Jahre Frust auf der falschen Plattform.

Wenn Sie aktuell vor einer solchen Auswahl stehen oder eine bereits laufende Evaluation auf den Prüfstand stellen möchten, schreiben Sie mir kurz. Ein 30-minütiges Erstgespräch reicht, um zu klären, ob ich der Richtige bin.